Una carta formal, es un documento que enviamos a alguien con el que no tenemos confianza o que incluso a veces no conocemos por ser el responsable de algún organismo, departamento o empresa al que queremos dirigirnos por algún motivo. La escribimos porque queremos comunicarnos con esa persona pero debemos manifestar nuestro respecto a través del texto porque no la conocemos y se entiende que si queremos ponernos en contacto con ella debemos mostrar al menos cierta cortesía.
Podemos enviar una carta formal al departamento de recursos humanos de una empresa bien para presentar una baja voluntaria o por el contrario para solicitar un puesto de trabajo por alguna vacante que se haya publicado. También podemos enviar una carta formal al responsable de atención al cliente de algún producto que hayamos adquirido para realizar una queja o sugerencia. Las distintas administraciones públicas también pueden recibir cartas formales de los ciudadanos haciendo peticiones o proposiciones sobre algún tema que crean interesante.
El principal requisito para realizar una carta formal es mantener un nivel de lenguaje elevado, refiriéndonos al destinatario con educación y respeto. Es importante que tengamos claro a quién va dirigida la carta y que lo plasmemos al inicio del documento con nombres, apellidos, dirección y si es necesario el puesto de trabajo que ostenta y el departamento al que pertenece. Si este dato no aparece de manera clara es posible que el documento nunca llegue a su destinatario, sobre todo si se envía a organizaciones o entidades grandes.
En la carta también deben aparecer nuestros datos, como mínimo nuestro nombre y apellidos y al dirección postal por si la persona a la que va dirigida la carta quiere ponerse en contacto con nosotros para dar respuesta a nuestra solicitud.
Una vez tenemos claro quién escribe la carta y quién la debe recibir pasaremos a describir los motivos que nos han hecho tomar la decisión de redactarla. Deberemos ser claros y concisos, exponiendo nuestras peticiones, quejas o sugerencias de manera educada.Finalizaremos el texto agradeciendo la atención prestada y con un cordial saludo.
Actualmente las cartas formales pueden enviarse por correo postal o a través de internet a una dirección de correo electrónico. De cualquiera de las dos maneras el efecto es el mismo pero a través de internet la recepción de la carta es mucho más rápida y cómoda ya que no es necesario que nos traslademos a ningún lugar para hacer el envío y la recepción es prácticamente inmediata.
Ejemplo de carta formal
