El cronograma de actividades es una tabla o gráfico en la que se indica el momento en el que se va a realizar una tarea o una labor y el tiempo que se va a dedicar a su desarrollo. Su objetivo principal es informar de cuándo se va a realizar algo o en qué lugar se va a encontrar algo o alguien en un momento determinado. A nivel particular, una persona puede utilizar el cronograma de cronograma simplemente con el fin de organizar su tiempo y dedicarle a cada labor el tiempo que se merece.
La expresión cronograma de actividades es muy utilizada en América Latina en Europa es más utilizada al expresión calendario o planning de actividades.
Tipos de cronogramas de actividades
- Cronograma de Gantt: es un gráfico que representa la duración de las tareas y su relación con el tiempo.
- Cronograma de PERT: es un diagrama de red que representa las tareas y las dependencias entre ellas.
- Cronograma de Cascada: es una representación gráfica que muestra cómo las tareas se desarrollan a lo largo del tiempo y cómo se relacionan unas con otras.
- Cronograma de WBS (Work Breakdown Structure): es una representación gráfica de la estructura de trabajo de un proyecto, con cada tarea organizada en un nivel jerárquico.
Formas de desarrollar un cronograma de actividades
Para realizar un cronograma de actividades, primero tenemos que tener toda la información disponible, seguramente lo más importante es saber el número de actividades que queremos reflejar en el documento y el tiempo óptimo que es necesario dedicar a cada una de ellas. Dependiendo de cuál sea el objetivo de la realización del cronograma, tendremos que distinguir entre cuánto tiempo queremos dedicar a cada actividad y cuanto tiempo en realidad debemos dedicarle.
Existen distintas herramientas informáticas que nos pueden ayudar a realizar un cronograma de actividades de una manera idónea, por ejemplo una sencilla plantilla de Excell. Con esta herramienta podemos poner varias filas con las actividades a realizar y varias columnas en la que asignemos el tiempo que vamos a dedicar a cada tarea e incluso los recursos que necesitamos para realizarlas. Este tipo de herramientas se suelen utilizar mucho en las empresas para designar quién o cuantas personas están destinadas a realizar alguna actividad y cuál es el tiempo previsto que deben dedicar a realizarla. Sirve también a modo de evaluación.
Además de las herramientas informáticas, podemos encontrar métodos que nos ayuden a elaborar un cronograma de actividades. El más conocido es el Diagrama o método de Gantt. Es un sistema muy sencillo que simplemente utiliza unas líneas horizontales que nos indican cuándo debe empezar y terminar una actividad y su desarrollo. Es muy utilizado para en la gestión de proyectos y facilitan la planificación y el seguimiento de varias labores.
Otro método muy conocido pero quizá algo más completo es el Diagrama Pert, en este caso nos serviremos de una figura gráfica, generalmente representada por ciruclos, que nos ayude a hacer un seguimiento de nuestras tareas para destinar solo el tiempo necesario a cada una de ellas.
Ejemplo de cronograma de actividades
A continuación, se presenta un cronograma de Gantt para un proyecto de renovación de una vivienda:
- Reunión con el contratista (1 día)
- Demolición (3 días)
- Instalación eléctrica (5 días)
- Instalación de plomería (4 días)
- Instalación de pisos y azulejos (7 días)
- Pintura (5 días)
- Instalación de puertas y ventanas (2 días)
- Pruebas y ajustes finales (2 días)
- Entrega al cliente (1 día)
Este cronograma de Gantt muestra cada tarea del proyecto en una línea horizontal con su duración en días. Las barras verticales representan el inicio y el final de cada tarea, y las líneas horizontales indican las dependencias entre las tareas (por ejemplo, la instalación eléctrica y la plomería deben completarse antes de instalar los pisos y los azulejos). Este tipo de cronograma es útil para tener una vista general de la duración del proyecto y para identificar cualquier posible problema o retraso en el camino.